HubSpotin käyttöönotto: käytännön opas

HubSpotin ostaminen on helppoa. Sen saaminen oikeasti toimimaan on se osa, jossa moni kompastuu. Olen ottanut HubSpotia käyttöön asiakkaille vuodesta 2016, ja sama kaava toistuu: lisenssi hankitaan hetkessä, mutta käyttöönotto jää puolitiehen, ja pari kuukautta myöhemmin ihmetellään miksei järjestelmä tuota mitään. Tässä oppaassa käyn läpi mitä käyttöönotto käytännössä vaatii — reitit, vaiheet, sudenkuopat ja keston.

Jos et ole vielä varma mitä HubSpot ylipäätään tekee, aloita selkokielisestä oppaasta siitä mikä HubSpot on.

Kaksi eri asiaa: tilaus ja käyttöönotto

Ensimmäinen oivallus on erottaa nämä toisistaan.

Tilaus on lisenssin hankkiminen — paikat, taso ja krediitit. Sen voi tehdä nykyään suoraan verkosta muutamassa minuutissa. Kävin tilauksen ja hinnoittelun rakenteen tarkasti läpi HubSpotin hinnoitteluoppaassa.

Käyttöönotto on se työ, jolla tyhjästä järjestelmästä tulee teidän liiketoimintaanne palveleva työkalu: data sisään, prosessit kuntoon, integraatiot kiinni ja tiimi käyttämään sitä. Tämä ei tapahdu itsestään lisenssin oston yhteydessä.

Käyttöönoton kolme reittiä

Miten käyttöönotto käytännössä hoidetaan riippuu siitä, mistä lisenssi ostetaan.

1. Itsepalvelu (Academy Onboarding). HubSpot antaa nykyään ostaa Professional-lisenssin suoraan verkosta, ja mukana tulee maksuton Academy Onboarding — itsenäisesti suoritettava käyttöönotto HubSpot Academyn opetusvideoiden tuella. Pienelle tiimille tämä riittää usein hyvin.
2. Ohjattu käyttöönotto. Professional- ja Enterprise-tasoilla voi olla pakollinen, ohjattu käyttöönotto, joka maksaa tasosta riippuen sadoista tuhansiin euroihin. Se on tavallisin Enterprisessa ja monimutkaisissa käyttöönotoissa.
3. Kumppani. Kun lisenssi ostetaan HubSpot-kumppanin kautta, HubSpotin erillistä onboardingia ei yleensä tarvita — kumppani hoitaa käyttöönoton osana palveluaan ja räätälöi sen liiketoimintaanne.

Onboardingin hinta ja se, onko se pakollinen, näkyvät omasta kassanäkymästäsi tai tarjouksestasi — tarkista se ennen budjetointia.

Käyttöönoton vaiheet

Reitistä riippumatta itse työ etenee suunnilleen samassa järjestyksessä. Tämä on kokemukseni mukaan toimivin polku.

1. Määrittele tavoitteet ja prosessi ensin

Kaikkein tärkein ja useimmin ohitettu vaihe. Ennen kuin koskettelet asetuksia: mitä HubSpotilla halutaan saavuttaa, miltä myyntiprosessi näyttää, mitkä ovat elinkaarivaiheet, ja mitä pitää mitata? Jos konfiguroit ennen kuin prosessi on määritelty, rakennat järjestelmän joka ei vastaa todellisuutta — ja purat sitä myöhemmin.

2. Tuo ja siivoa data

Kontaktit, yritykset ja kaupat tuodaan sisään — usein vanhasta CRM:stä tai Excelistä. Tässä ratkaisee laatu: poista duplikaatit, yhtenäistä kentät ja tuo vain se data jota oikeasti käytätte. Likainen data siirrettynä tuottaa likaisen HubSpotin.

3. Konfiguroi myyntiputki, ominaisuudet ja elinkaarivaiheet

Rakenna myyntiputken vaiheet vastaamaan todellista prosessia, määritä tarvittavat mukautetut ominaisuudet (properties) ja aseta elinkaarivaiheet. Pidä se aluksi yksinkertaisena — putkea on helppo laajentaa myöhemmin, mutta ylikonfiguroitua on työläs purkaa.

4. Kytke integraatiot

Vähintään sähköposti ja kalenteri, jotta viestintä kirjautuu automaattisesti. Sen jälkeen muut järjestelmät: verkkosivun lomakkeet, laskutus, tuki tai mitä pinossanne onkin. Integraatiot ovat se, mikä tekee HubSpotista yhden totuuden lähteen sirpaleisen työkalukokoelman sijaan.

5. Pystytä automaatiot ja raportointi

Kun perusta on kunnossa, rakenna ne automaatiot ja koontinäkymät jotka oikeasti säästävät aikaa ja tuovat näkyvyyttä. Älä automatisoi kaikkea heti — aloita muutamasta korkean vaikutuksen työnkulusta.

6. Kouluta tiimi ja varmista käyttöönotto

Paraskaan konfiguraatio ei tuota mitään, jos tiimi ei käytä järjestelmää. Kouluta ihmiset, tee käytöstä helppoa, ja seuraa että data oikeasti syntyy. Käyttöönoton (adoption) epäonnistuminen on yleisin syy siihen, miksi HubSpot-investointi ei tuota.

Yleiset sudenkuopat

• Konfiguroidaan ennen prosessin määrittelyä. Rakennat järjestelmän joka ei vastaa todellisuutta.
• Ylikonfigurointi. Kymmenet mukautetut ominaisuudet ja monimutkaiset putket heti alkuun tekevät käytöstä raskasta. Aloita yksinkertaisesta.
• Likainen datamigraatio. Duplikaatit ja epäyhtenäiset kentät kulkeutuvat mukana ja myrkyttävät raportoinnin.
• Käyttöönotto unohtuu. Ilman koulutusta ja seurantaa tiimi palaa vanhoihin tapoihin.
• Onboarding-tarpeen väärinarviointi. Iso migraatio tai monta integraatiota kannattaa tehdä ohjatusti; yksinkertaista käyttöönottoa ei kannata maksattaa turhaan.

Kauanko se kestää?

Kevyt itsepalvelukäyttöönotto pienelle tiimille voi valmistua muutamassa päivässä tai viikossa. Kunnollinen käyttöönotto datamigraatioineen, integraatioineen ja koulutuksineen vie tyypillisesti muutamasta viikosta pariin kuukauteen tiimin koon ja monimutkaisuuden mukaan. Kannattaa varata aikaa erityisesti vaiheille 1 ja 6 — ne ratkaisevat lopputuloksen enemmän kuin tekninen konfigurointi.

Kannattaako ottaa käyttöön itse vai ostaa apua?

Pieni tiimi, siisti data ja suoraviivainen myyntiprosessi: itsepalvelu Academyn tuella riittää hyvin. Iso datamigraatio, useita integraatioita tai monimutkainen prosessi: ohjattu tai kumppanin käyttöönotto maksaa itsensä takaisin nopeampana ja siistimpänä lopputuloksena — ja välttää sen tilanteen, jossa järjestelmä puretaan puolen vuoden päästä uusiksi.

Jos haluat, että katsomme yhdessä miten HubSpot kannattaisi ottaa teillä käyttöön — reitti, vaiheet ja aikataulu — ota yhteyttä. Ennen päätöstä kannattaa lukea myös HubSpot-kokemuksia vuosien käytöstä ja hinnoitteluopas.